Проведення у програмі 1с 8.2. Господарські операції та бухгалтерські проводки. Перевірка параметрів документа придбання

1. Регулярно створювати копії інформаційних баз

Про це весь час говорять фахівці 1С, всі знають це правило, але, на жаль, далеко не всі його дотримуються. Жаль, якщо запам'ятовувати про обов'язковість регулярного копіювання бази 1С припадає на підставі свого гіркого досвіду. Повірте, ті клієнти, які хоча б раз відновлювали облік при втраті бази, назавжди запам'ятовують, наскільки важливо це правило.
У яких випадках вам можуть допомогти копії бази:
- фізичної поломки комп'ютера/сервера;
- зараження вірусами;
- ушкодження самої інформаційної бази 1С;
- «несподіваної» зміни даних в інформаційній базі (якщо ви раптом виявили, що чомусь змінилися дані минулих періодів, є можливість відновити копію та порівняти інформацію, знайти причини розбіжностей).

Створювати копії можна різними способами: вивантажувати вручну (докладно про те, як це зробити, я розповідала у статті «Створення копії бази – для чого це потрібно і як це зробити»)або використовувати спеціальні програми для автоматичного копіювання. Але в цьому випадку необхідно пам'ятати, що для того, щоб захистити базу від вірусів та фізичної поломки комп'ютера, необхідно зберігати копії бази на якомусь іншому носії, наприклад, підключати зовнішній диск або флешку, вивантажувати базу та відключати диск. Однак щодня діяти таким чином дуже незручно, тож найкращий варіант – це підключити сервіс 1С: Хмарний архів. У цьому випадку копії вашої бази будуть створюватися автоматично і зберігатися за межами вашої локальної мережі – у хмарі. У разі поломки або зараження вірусами, можна буде будь-коли відновити копії з іншого комп'ютера і почати роботу. Якщо ви хочете дізнатися подробиці про підключення даного сервісу, який також входить до складу комплексного договору на супровід 1С: ІТС, заповніть форму заявки, ми обов'язково вам передзвонимо і все докладно розповімо.

2. Встановлювати дату заборони редагування
Після того, як ви здали звітність, необхідно закрити період для редагування, щоб запобігти випадковій зміні даних. У 1С: Бухгалтерії підприємства 8 редакції 3.0 для цього необхідно перейти на вкладку «Адміністрування» та вибрати пункт «Підтримка та обслуговування».

Потім розгортаємо пункт «Регламентні операції», ставимо галочку біля дати заборони зміни та натискаємо на посилання «Налаштувати».

Вказуємо дату – останній день періоду, що закривається.

3. Закривати документи «хрестиком»
Придбайте корисну звичку - закривати документи "хрестиком" у тому випадку, якщо ви відкрили їх просто подивитися. Дуже часто я стикаюся з ситуацією, коли бухгалтер формує ОСВ, розгортає до картки рахунки, щоб дізнатися детальну інформацію, відкриває необхідний документ, щоб подивитися, а потім закриває його натисканням на кнопку «Провести і закрити» або «ОК». У разі документ переводиться, суми у проводках можуть змінитися, послідовність проведення документів збивається. А потім при закритті чергового місяця на бухгалтера чекає сюрприз – програма у вересні «хоче» перепровести всі документи з січня або навіть з минулого року. Щоб такого не відбувалося, потрібно обов'язково встановлювати дату заборони редагування та не передавати зайвий раз документи без необхідності, а закривати їх просто «хрестиком».

4. Не перейменовувати елементи довідників та уважно змінювати їх налаштування

Чому цього не можна робити чи потрібно робити дуже обережно? Необхідно розуміти, що внесені зміни торкнуться весь період ведення обліку у програмі. Наприклад, якщо ви змінили найменування контрагента, то у всіх друкованих формах, у тому числі й раніше документів, буде виводитися нове найменування. Щоб цього не відбувалося, в 1С: Бухгалтерії підприємства редакції 3.0 для зміни найменування є спеціальне посилання «Історія», де можна вказати, з якої дати діє нове значення.

Також слід пам'ятати, що, наприклад, зміна налаштувань довідників «Статті витрат» та «Інші доходи та витрати» може призвести до зміни фінансових підсумків після закриття місяця та даних у регламентованих звітах. Про одну подібну ситуацію, що сталася у моїх клієнтів, я розповідала у статті «Чому можуть змінитись дані у звітах закритих періодів? ».

5. Регулярно оновлювати інформаційні бази та аналізувати зміни
Оновлення програм 1С зараз випускаються досить часто, а встановлювати їх потрібно послідовно, тому потрібно обов'язково підтримувати ваші бази в актуальному стані, щоб уникнути авральних ситуацій у звітний період. Адже може виявитися так, що вам буде терміново потрібна нова звітна форма, яка виходить із завидною регулярністю, а запущена ситуація з оновленнями може сильно потріпати нерви. У тому випадку, якщо ви працюєте в 1С через інтернет або у вас укладено договір супроводу з нашими партнерами, вам не потрібно турбуватися про це питання. Якщо ви самостійно оновлюєте свої бази, то, будь ласка, приділяйте належну увагу цьому серйозному питанню.
Також буде корисним цікавитись підсумками минулого оновлення, адже у програмі постійно з'являються нові функції, змінюються алгоритми роботи. Щоб бути в курсі всіх подій, можна перейти на вкладку Адміністрація, вибрати пункт Підтримка та обслуговування.

6. Не дублювати записи у довідниках, користуватися сервісом 1С: Контрагент
Буває так, що, не знайшовши якогось контрагента в довіднику, користувачі додають нового, хоча насправді шуканий контрагент до бази вже внесений, але з якимись помилками в найменуванні, ІПН або необхідні поля просто не заповнені. Також трапляється, що контрагенти подвоюються при завантаженні виписок із банку з тих самих причин. У цьому випадку починаються проблеми із заліком авансів, роз'їжджається сальдо за 60-ми та 62-ма рахунками, з'являються проблеми з розрахунком ПДВ з авансів та оплатою витрат для потрапляння в КУДіР при УСН. Для того, щоб запобігти таким ситуаціям, я рекомендую користуватися сервісом 1С: Контрагент, який автоматично заповнить всю необхідну інформацію коректно, і регулярно стежити за порядком у ваших довідниках.

7. Не нумерувати документи та довідники вручну
У програмі передбачено певні алгоритми автоматичної нумерації документів. У тому випадку, якщо ви вирішите в них втрутитися, виправити якийсь номер, наприклад, додавши до нього косу або якісь інші символи, то будьте готові до того, що за нумерацією надалі доведеться стежити також вручну.

8. Увімкнути відображення рахунків обліку в установках
За замовчуванням у програмі 1С: Бухгалтерія підприємства 8 редакції 3.0 відключено відображення рахунків обліку в документах. Але я вважаю, що бухгалтер зобов'язаний «тримати руку на пульсі» та постійно контролювати коректність введення первинних документів, не довіряючи програмі повністю заповнення таких важливих реквізитів, як рахунки обліку. Тому обов'язково включаємо відображення рахунків обліку в документах і стежимо за тим, щоб матеріали надходили на 10-й рахунок, а не на 41-й. Для цього переходимо на вкладку "Головне", пункт "Персональні налаштування".

Ставимо галочку "Показувати рахунки обліку в документах".

9. Коректно використовувати субрахунки для 60-х рахунків
Я вже багато разів говорила про те, як важливо коректно використовувати рахунки обліку авансів – 60.02 та 62.02, та як важливо контролювати стан взаєморозрахунків на 60-х рахунках. Зараз я вирішила винести цей пункт в окреме правило, яке також необхідно дотримуватись. Не варто сперечатися з програмою, намагаючись нав'язати їй свою думку, що дані рахунки не потрібні, ви все одно програєте в цій суперечці, отримавши у відповідь бардак в обліку.
Докладно це питання я розбирала в одному зі своїх відеоуроків «Як навести лад на 60 рахунку в програмах 1С»

10. Не змінювати самостійно план рахунків
У тому випадку, якщо ви вирішуєте додати свої рахунки в план рахунків, то потрібно бути готовим до того, що це спричинить певні труднощі. Наприклад, один раз до мене звернулися з наступною проблемою: «Вирішили навести лад в обліку основних засобів та додали субрахунки до рахунку 01 відповідно до груп ОЗ, після чого перестала нараховуватися амортизація». При додаванні субрахунків до 20 рахунку можливі проблеми із закриттям місяця, а субрахунки до інших рахунків не потраплять у баланс - актив і пасив не зійдуться.
Дуже часто, питання можна вирішити в інший спосіб, не змінюючи план рахунків, а якщо це все-таки буде потрібно, то необхідно звернутися до допомоги фахівців, які змогли б оцінити наслідки та внести необхідні зміни, забезпечивши коректну роботу програми.
Це питання також докладно я розбирала у своїй статті «Додавання своїх рахунків та субрахунків – чи потрібно це робити і які можуть бути наслідки».

11. Мінімізувати ручні проводки та коригування
Я постійно закликаю максимально відмовитися від ручних операцій та коригування рухів документів. В даний час облік в 1С: Бухгалтерії 8 автоматизований досить добре і необхідність у ручних проводках виникає не так часто.
Справа в тому, що далеко не завжди самостійно можна зробити проводки коректно, наприклад, на малюнку нижче наведено спробу ручної операції закрити аванси постачальнику, але третє субконто («Документи розрахунків») не заповнене. Таке коригування може лише посилити ситуацію з взаєморозрахунками, а не розв'язати її.

На цю тему я також публікувала докладну статтю, з якою рекомендую ознайомитися: «Ручні проводки – чому 8 їх "не любить"? »

12. Коректно сторнувати документи
Для того, щоб відсторонити рух документа, необхідно створити спеціальну операцію з видом «Сторно документа».

У жодному разі не можна просто формувати проводки вручну, адже, крім записів по бухгалтерських рахунках, програма відображає інформацію в різних регістрах, необхідних, наприклад, для розрахунку ПДВ. Якщо ж ви сторнуєте не весь документ, а виправляєте щось вручну, то виправлення також потрібно робити і для решти регістрів.

Оперативне отримання інформації з контролюючих органівпро зміну статусів звітів і вимоги, що надійшли- не виходячи з програми можна оперативно бачити зміну статусу звіту, швидко дізнатися про його прийом або повернення з помилками, також є можливість отримувати вимоги від контролюючих органів і відразу відповідати на них.

Завжди легко можна знайти останню версію звіту, якасправді було відправлено – ось це дуже важливий пункт! Адже бувають такі ситуації, коли у спробах, нарешті, зібрати інформацію до підсумкового звіту, створюється кілька копій однієї форми, дані змінюються, зберігаються, а потім дуже складно знайти той варіант, який дійсно був відправлений. А особливо актуальним це стає в тому випадку, якщо необхідно підготувати документ, що коректує. Доводиться довго і нудно звіряти інформацію вручну, витрачаючи дорогоцінні хвилини робочого часу. Якщо ж ви надсилаєте звіти безпосередньо з 1С, навпаки шуканого варіанта буде зазначено, що звіт зданий, довгі пошуки не знадобляться.

Давайте дружити в

Схема оформлення Надходження товарів:

• Оформляється документ «Надходження товарів та послуг» - вид операції «Купівля, комісія»
• Після його проведення виписується «Рахунок-фактура»
• Формуємо запис у «Книзі покупок»
• На підставі «Надходження товарів та послуг» виписується «Платіжне доручення» для перерахування грошей

Схема оформлення Оплати за куплені товари:

• Беремо «Виписку банку», перевіряємо списання грошей із розрахункового рахунку.
• Робимо документ "Списання з розрахункового рахунку"
• Встановлюємо позначку у «Платіжному дорученні»: ОПЛАЧЕНО, дата та найменування документа

Для відображення операцій, пов'язаних із надходженням до організації товарів у програмі «1С: Бухгалтерія 8.2» використовується багатофункціональний документ Надходження товарів та послуг.

Оформимо закупівлю мандаринів у кількості 5000 кг. за ціною 30 руб.
По траєкторії «Купівля – Надходження товарів та послуг» кнопкою Додати відкривається діалог Вибору виду операції документа – «Купівля, комісія» та форма документа для заповнення.

Заповнення починаємо із шапки. При виборі контрагента має виникнути контракт. Якщо не з'явився – шукай помилку у Довідниках — Договір контрагента. При виборі номенклатури має з'явитись закупівельна ціна, яку встановили документом «Встановлення цін номенклатури». Якщо не з'явилася – шукай помилку у відповідному довіднику. Після введення кількості обчислюються усі суми. І таким чином рядок за рядком, якщо в одному документі багато позицій заповнюється документ. Особливо звернемо увагу на роботу з ПДВ. Можливі два режими роботи «ПДВ (зверху)» та «ПДВ (у т.ч.)». Вибір режиму здійснюється за допомогою закладки «Ціна та валюта» у верхній частині документа.

Після заповнення документа його треба провести, тобто сформувати бухгалтерські та податкові проводки. Для цього достатньо натиснути "ОК"

На кнопці ДТ-КТ дивимося Бухгалтерські та податкові проводки.

Тільки після того, як переконалися, що проводки сформовані, знову відкриємо закритий документ і сформуємо «Рахунок-фактуру отриманий», кнопка Ввести Рахунок-фактуру. Для цього необхідно виконати пункт Ввести Рахунок-фактуру.

Виведемо рахунок-фактуру на друк.

По траєкторії "Купівля – Документи постачальників" відкриється журнал документів.

Самостійно оформіть покупку апельсинів у кількості 7000 кг. за ціною 35 руб.

Бухгалтерський облік давно ніхто не веде вручну. Для обліку на підприємствах використовуються спеціальні програми. Широку популярність у цьому терені завоювала фірма 1С, що випускає безліч типових рішень, вкладених у виконання різних облікових завдань підприємства.

У цій статті ми поговоримо про одну з найпоширеніших конфігурацій 1С Бухгалтерія, а саме 1С версії 8.2. Програма 1С 8.2 складається з платформи та конфігурації: платформа має різні версії (у рамках цієї статті розглядається версія платформи 8.2) та конфігурація Бухгалтерія.

1С:Підприємство 8 та 1С:Бухгалтерія 2.0

Бухгалтерія 8.2 використовується для ведення автоматизованого бухгалтерського та податкового обліку на підприємствах різних форм власності, включаючи підготовку регламентованої звітності відповідно до вимог законодавства РФ.

Бухгалтерія 8.2 має декілька редакцій. Для платформи версії 8.2 використовується конфігурація номера редакції 2.0*. Існувала ще більш рання редакція Бухгалтерія 1.6 та пізніша редакція 1С Бухгалтерії – 3.0. Редакція 3.0 використовується з сучаснішою платформою версії 8.3. Для переходу на редакцію 3.0 потрібно оновити платформу. Т.к. дана стаття присвячена платформі 8.2, далі йтиметься про те, якими можливостями володіє Бухгалтерія 8.2 у редакції 2.0.

*Редакція – це оновлення конфігурації 1C, яке пов'язане з удосконаленням системи у технологічному та функціональному плані, обумовлене новими вимогами законодавства, розвитком ІТ-технологій або появою нових бізнес-методик.

Бухгалтерія 8 містить усі необхідні для роботи бухгалтера довідники: документи, звіти, а також дозволяє без зайвих зусиль збирати звітність, що оптимізує та одночасно спрощує роботу бухгалтера. При цьому версія 8.2 дозволяє вести облік одночасно з кількома організаціями.

Особливості ведення обліку у версії 8.2

Облік кількох організацій в одній базі

На відміну від 7 версії, в 1С:Бухгалтерії 8 облік став зручнішим завдяки тому, що облік різних організацій можна вести в одній базі, використовуючи спільні довідники, що, безумовно, спрощує процес*, коли підприємства пов'язані між собою. Завдяки цій можливості, 1С:Бухгалтерія 8, а саме розглянута версія - 8.2, затребувана як у невеликих підприємствах, так і в холдингах.

*Ця функція корисна не тільки бухгалтерам, а й керівникам підприємств, оскільки вони можуть отримувати звіти з усіх організацій відразу з однієї бази.

Облік з різних систем оподаткування

1С:Бухгалтерія 8.2 дозволяє вести облік по організаціях з різними режимами оподаткування:

• Загальний режим оподаткування. У редакції 2.0 використовується єдиний план рахунків для бухгалтерського та податкового обліку*;
• Спрощена система оподаткування (ССП). Передбачено ведення обліку доходів та витрат;
• Єдиний податок на поставлений дохід (ЕНВД). Дозволяє вести окремо доходи та витрати на діяльність підприємства на загальному режимі та підпадає під ЕНВД.

При використанні версії 8.2 відпадає потреба купувати кілька конфігурацій для ведення обліку по організаціях та індивідуальних підприємців, які використовують спеціальні режими.

*У редакції 1.6 використовувалися два окремі плани рахунків для бухгалтерського та податкового обліку.

Можливості налаштування

Розглянемо основні можливості, які доступні в Бухгалтерія 8.2 та відрізняють її від інших версій та редакцій.

Для спрощення роботи в 1С:Бухгалтерії 8 є різні помічники:

Запускається під час відкриття програми, допомагає полегшити заповнення та перевірку основних налаштувань програми, довідників, введення початкових залишків. Також за допомогою даного помічника можна перенести дані із попередніх версій 1С.

Найчастіше бухгалтери стикаються з проблемою, коли їм необхідно зробити певну проводку, але вони не знають, яким саме документом слід відобразити в системі 1С. Для цього у версії 8.2 з'явився новий помічник, який називається «Довідник кореспонденції рахунків». Крім цього, цей довідник допоможе дізнатися, яким документом відобразити необхідну проводку, де його знайти у програмі та який вид операції вибрати.

Особливо оцінять такий помічник бухгалтери, які лише освоюються у програмі 1С Бухгалтерія. Знаходиться цей помічник у розділі Операції – Кореспонденція рахунків.

Виглядає помічник так:

Даний помічник призначений для спрощення роботи при введенні даних про нових співробітників у 1С, нарахування зарплати та податків з неї. Знаходиться помічник у розділі Зарплата – Помічник з обліку заробітної плати.

Зміни плану рахунків та відображення проводок у версії 8.2

У 1С: Бухгалтерія 8 включено план рахунків бухгалтерського обліку, затверджений наказом Мінфіну РФ. Нові рахунки, нові субрахунки, розрізи аналітичного обліку, тепер користувачі можуть додавати самостійно. Для ведення податкового обліку використовується єдиний план рахунків, а ознака ведення податкового обліку встановлюється щодо рахунків у реквізиті «Податковий».

Налаштування кожного рахунку можна побачити, відкривши рахунок подвійним натисканням миші:

Облік у Бухгалтерії 8.2 ведеться «від документа» – це означає, що у програму вводяться документи, що відбивають господарську операцію, і під час проведення документ формує проведення та записи у регістри. Податковий облік у своїй ведеться автоматично за відображенні документів в 1С. В одній проводці тепер відображаються дані і з бухобліку, і з податкового обліку. Переглянути проводки та записи до регістрів, які сформував конкретний документ, можна натиснувши кнопку «Результат проведення документа».

На скріншоті видно, що дані з бухгалтерського та податкового обліку знаходяться в одній проводці, суми вказані у різних колонках.

У програмі Бухгалтерія 8.2 автоматизовано більшість господарських операцій. Однак на практиці трапляється таке, що бухгалтер стикається з необхідністю відобразити нестандартну операцію, для якої у 1С Бухгалтерія не передбачено окремого документа. Для цього в програмі існує введення даних вручну, де безпосередньо вводиться проводка. Попередня версія програми передбачала необхідність запровадження двох документів. Одним документом запроваджувалося бухгалтерське проведення, іншим документом були записи в регістри*. У версії дана робота спрощена за рахунок того, що тепер введення проводки і даних в регістри здійснюється в одному документі, який називається «Операції, введені вручну».

*Для цього використовувався документ «Коригування записів регістрів».

Порядок закриття періоду

При закритті періоду суворо певної послідовності виконується безліч регламентних операцій. У програмі для закриття періоду є помічник, що називається «Закриття місяця». Знайти його можна в Операції – Обробки – Закриття місяця. Перед тим, як провести закриття, перевіряється послідовність введення документів у хронологічному порядку для виявлення документів, які могли бути введені заднім числом, що може призвести до помилок в обліку. Для відновлення послідовності необхідно скористатися кнопкою "Перекласти документи". Після проведення контроль послідовності буде відновлено і можна приступити до закриття періоду. Якщо бухгалтер впевнений, що введені заднім числом документи не призведуть до помилок в обліку, то можна не перевести документи, а натиснути кнопку «Змінити контрольну дату», тим самим визнавши існуючу послідовність документів коректною.

У версії 8.2. редакції 2.0 під час проведення закриття періоду можна наочно побачити яка операція проведена успішно, як і виникли помилки, а яка операція не провелася взагалі. Для наочності все вирізняється різним кольором.

Для звірки, порівняння та постанови даних можна скористатися звітами. У версії 8.2 зручніше стало звіряння даних між бухгалтерським і податковим обліком, оскільки версія програми, що розглядається в даній статті, дозволяє їх побачити в одному звіті. З'явилися у звітах нові можливості для угруповання, сортування, налаштування та відбору даних.

Наприклад скористаємося звітом «Оборотно-сальдова відомість по рахунку». При налаштуванні звіту можна використовувати панель налаштувань (відкривається за кнопкою «налаштування» у правій стороні звіту) для відображення у звіті необхідних даних з податкового обліку, контролю рівності бухгалтерського обліку податкового.

Ми розглянули базовий функціонал та деякі особливості програми Бухгалтерія 8.2 у редакції 2.0, що дозволяють спростити та вдосконалити облік на будь-якому підприємстві, але це далеко не вичерпний перелік усіх можливостей програми.

Створення документа: меню Покупка – Надходження товарів та послуг– кнопка «Додати»- вид операції Купівля, комісія.

Заповнення шапки документа (Рис. 151):

• Рядок Від- Дата;
• Рядок Контрагент- Постачальник матеріалів;
• Рядок Договір– договір із постачальником;

• Рядок Склад- Склад, на який товари надходять. Необхідно пам'ятати, що Вид складу при оптовій торгівлі має бути Оптовий(Мал. 150);

Перевірка параметрів для введення сум у табличну частину – кнопка Ціни та валюти(Мал. 152):

• Кнопка у верхній частині форми «Ціни та валюта»;
• В рядку Валютамає бути зазначена валюта документа;
• В рядку Податкинеобхідно відзначити галочкою слід. реквізити:
  • Враховувати ПДВ, якщо у первинному документі є ПДВ;
  • Сума вкл. ПДВ, якщо зручнішим буде варіант заповнення документа уведенням загальної суми, що включає ПДВ. Якщо галочка не коштує, то ПДВ накручується зверху від суми, вказаної без ПДВ.
  • ПДВ включати у вартістьпри застосуванні ССП, т.к. вартість товарів із бухгалтерського обліку формується з урахуванням «вхідного» ПДВ.

Заповнення закладки «Товари»(Мал. 153)

Приклад заповнення малюнку (Рис. 153).

Заповнення закладки «Рахунки розрахунків»(Мал. 154)

• Рядок Рахунок розрахунків– рахунок 60.01 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками”;
• Рядок Рахунок авансів- Рахунок 60.02 "Розрахунки за авансами виданими".

Заповнення закладки «Додатково»(Мал. 155)

Внаслідок проведення документа до дебету рахунку 41.01 «Товари на складах» віднесено всю вартість товарів, у т.ч. "вхідний" ПДВ. Також сформовано проведення із заліку авансу, виданого постачальнику – дебет рахунки 60.01 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками» і кредит рахунки 60.02 «Розрахунки, з авансів виданим», т.к. на початок року був залишок за рахунком 60.02.

Реєстрація рахунка-фактури постачальника (Рис. 157)

• Введення за посиланням Ввести рахунок-фактурувнизу документа Надходження товару та послуг;
• У форму Рахунки-фактури отриманогододається:
  • рядок Вх.номері від– номер та дата рахунку-фактури постачальника;
  • рядок Код виду операції– для надходження товарів, робіт та послуг зазначається «01»;
  • прапорець Спосіб отримання– встановлюється відповідно до способу отримання рахунку-фактури на паперовому носії або в електронному вигляді;
  • прапорець Відобразити відрахування ПДВ- Організація, що застосовує УСН не встановлює.